Muunna luottokorttilasku Exceliin

Pudota alle PDF-luottokorttilasku ja saat taulukon jossa ostot, maksut, hyvitykset, kulut ja korot ovat omina riveinään — etumerkit oikein päin ja summat tarkistettuina laskun omaa yhteenvetoa vasten.

Korttilasku ei ole tiliote toisella logolla. Se on aseteltu toisin, antaa summille etumerkin toisin eikä yleensä kanna lainkaan juoksevaa saldoa — siksi tiliotteille rakennetut muuntimet erehtyvät niissä hienovaraisesti ja kalliisti.

Etumerkkiongelma ja miksi se merkitsee

Käyttötilillä ulos menevä raha on yksiselitteistä. Luottokortilla se on aidosti kaksiselitteistä, koska lasku on kirjoitettu myöntäjän puolelta: osto kasvattaa sitä mitä olet velkaa, joten se tulostetaan positiivisena lukuna, ja maksusi pienentää sitä, joten juuri se on merkitty CR:llä.

Tuo se ajattelematta ja jokaisesta kirjanpitosi kulusta tulee tuloa. Se on virhe joka täsmää nollaan tilitasolla ja on täysin väärin jokaisessa sen alapuolisessa luokassa — se siis selviää nopeasta tarkistuksesta ja nousee esiin tilinpäätöksessä.

Johdamme suunnan siitä miten lasku merkitsee summan — sarakkeesta jossa se on, perässä olevasta CR:stä, sulkeista, miinuksesta — emmekä koskaan siitä mitä selite sanoo. Sitten kirjoitamme sen sinun näkökulmastasi: ulos menevä raha negatiivisena, sisään tuleva positiivisena, johdonmukaisesti, joka rivillä.

Täsmäytys ilman juoksevaa saldoa

Tiliotteella voit tarkistaa jokaisen rivin sen vieressä olevaa saldoa vasten. Korttilaskulla yleensä et, joten tarkistus käyttää etusivun yhteenvetolaatikkoa:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

Jokaisen tapahtuman on osuttava oikealle puolelle jotta tuo menisi tasan, mikä tekee siitä vahvemman kokeen kuin miltä näyttää: yksi ainoa ostoksi kirjattu hyvitys heittää summan kaksinkertaisella arvollaan, ja merkki pysyy punaisena kunnes se on korjattu.

Mitä voit korjata ennen vientiä

Korttien selitteet ovat huonoimpia millä tahansa laskulla — katkaistuja kauppiasnimiä, maksunvälittäjän nimi kaupan sijaan, myymälänumero siinä missä pitäisi olla kaupunki. Jokainen taulukon kenttä on muokattavissa, ja kaikki mistä poiminta ei ollut varma merkitään tarkistettavaksi sen sijaan että se hyväksyttäisiin hiljaisesti.

Jos kytket tilillesi muistetut luokat, kauppiaaseen tekemäsi korjaus koskee samaa kauppiasta myös ensi kuussa. Vain omat korjauksesi tallennetaan, ei koskaan meidän arvauksiamme, eikä niiden mukana kulje summia tai päivämääriä.

Kysymyksiä

Miksi maksuni näkyvät positiivisina ja ostoni negatiivisina?

Koska tiedosto on kirjoitettu sinun näkökulmastasi eikä kortin myöntäjän. Osto ottaa sinulta rahaa, joten se on negatiivinen; maksu tai hyvitys antaa rahaa takaisin, joten se on positiivinen. Korttilaskut tulostavat päinvastoin, koska ne kuvaavat mitä olet myöntäjälle velkaa. Jos haluat myöntäjän käytännön, käännä summasarakkeen etumerkki — yksi kaava, kerran sovellettuna.

Juoksevan saldon saraketta ei ole. Onko se ongelma?

Ei. Useimmat korttilaskut eivät tulosta sellaista, joten täsmäytämme yhteenvetolaatikkoa vasten: edellinen saldo, plus ostot, plus kulut ja korot, miinus maksut ja hyvitykset, pitää antaa uusi saldo. Se on sama takuu, johdettuna eri joukosta lukuja.

Mistä tiedätte että tapahtuma on hyvitys eikä osto?

Laskun asettelusta, ei sanoista. Korttilaskut merkitsevät hyvitykset perässä olevalla CR:llä, miinusmerkillä, erillisellä sarakkeella tai omalla osiollaan — ja kumpi niistä, vaihtelee myöntäjittäin. Asettelun lukeminen on luotettavaa; selitteestä arvaaminen ei ole, ja siksi hyvitys kaupasta jonka nimi päättyy sanaan ”Luotto” ei sekoita sitä.

Käsitteleekö se valuuttamääräisiä tapahtumia?

Läpi tulee kortilta veloitettu summa, joka on täsmäytyksen kannalta merkitsevä luku. Silloin kun lasku tulostaa myös alkuperäisen valuutan ja summan, ne jäävät selitteeseen sen sijaan että niistä tulisi oma sarakkeensa — niin summasarake pysyy yhdessä valuutassa ja laskee edelleen yhteen.

Entä käteisnostot, korot ja kulut?

Ne tulevat läpi tapahtumina kuten kaikki muukin, ja kulu- ja korkorivit on luokiteltu sellaisiksi. Niiden on pakko: jos ne jättää pois, yhteenvetotarkistus epäonnistuu — ja juuri sitä varten tarkistus on.

Muut muodot

• PDF-tiliote ExceliinAitoja luku- ja päivämääräsoluja, ei tekstiä joka näyttää luvulta.
• Tiliote CSV:henUTF-8, oikein lainausmerkeissä, avautuu kaikkialla samalla tavalla.
• Tiliote QuickBooksiinQBO-tiedosto silloin, kun pankkiyhteydet eivät yllä tietoihin.

Etsitkö nimenomaan omaa pankkiasi? 366 pankilla on omat latausohjeet — katso lista.