Преобразуване на извлечение от кредитна карта в Excel

Пуснете по-долу PDF извлечение от кредитна карта и получете електронна таблица с покупки, плащания, възстановявания, такси и лихви като отделни редове — със знаци в правилната посока и суми, сверени със самото обобщение на извлечението.

Извлечението от карта не е извлечение от разплащателна сметка с друго лого. Оформено е различно, дава знаци на сумите различно и обикновено изобщо няма текущо салдо — затова преобразувателите, направени за банкови извлечения, грешат при него неусетно и скъпо.

Проблемът със знака и защо има значение

При разплащателна сметка излизащите пари са недвусмислени. При кредитна карта наистина са двусмислени, защото извлечението е написано от страната на издателя: покупката увеличава това, което дължите, така че се печата като положително число, а вашето плащане го намалява, така че точно то носи означението CR.

Импортирайте това без да мислите и всеки разход в счетоводството ви става приход. Това е видът грешка, която на ниво сметка се равнява до нула и е напълно погрешна във всяка категория под нея — така че преживява бърза проверка и изплува при годишното приключване.

Извеждаме посоката от това как извлечението означава сумата — колоната, в която стои, крайно CR, скоба, минус — и никога от това, което казва описанието. После я записваме от вашата гледна точка: пари навън отрицателни, пари навътре положителни, последователно, на всеки ред.

Равнение без текущо салдо

Банковото извлечение ви позволява да сверите всеки ред със салдото до него. Извлечението от карта обикновено не, затова проверката използва обобщаващото каре на първата страница:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

За да излезе това, всяка транзакция трябва да попадне от правилната страна, което го прави по-силен тест, отколкото изглежда: едно-единствено възстановяване, осчетоводено като покупка, отклонява сумата с двойно повече от стойността си и значката остава червена, докато не се поправи.

Какво можете да поправите преди експорта

Описанията при картите са най-лошите от всяко извлечение — отрязани имена на търговци, име на платежен посредник вместо магазина, номер на обект там, където трябва да е градът. Всяко поле в таблицата може да се редактира, а всичко, за което извличането не е било сигурно, се отбелязва за преглед, вместо да се приеме мълчаливо.

Ако включите запомнените категории в профила си, поправка, която направите при търговец, се прилага към същия търговец и следващия месец. Съхраняват се само вашите собствени поправки, никога нашите предположения, и с тях не вървят суми или дати.

Въпроси

Защо плащанията ми излизат положителни, а покупките — отрицателни?

Защото файлът е написан от вашата гледна точка, а не от тази на издателя на картата. Покупката ви взема пари, значи е отрицателна; плащане или възстановяване ви връща пари, значи е положително. Извлеченията от карти печатат обратното, защото описват какво дължите на издателя. Ако искате конвенцията на издателя, обърнете знака на колоната със сумите — една формула, приложена веднъж.

Няма колона с текущо салдо. Проблем ли е това?

Не. Повечето извлечения от карти не печатат такава, затова равняваме спрямо обобщаващото каре: предходно салдо, плюс покупки, плюс такси и лихви, минус плащания и кредити, трябва да дава новото салдо. Това е същата гаранция, изведена от друг набор числа.

Откъде знаете, че транзакцията е възстановяване, а не покупка?

От оформлението на извлечението, а не от думите. Извлеченията от карти отбелязват кредитите с крайно CR, знак минус, отделна колона или отделен раздел — и кое от тях, зависи от издателя. Разчитането на оформлението е надеждно; гадаенето по описание не е — затова възстановяване от магазин, чието име завършва на „Кредит“, не го обърква.

Справя ли се с транзакции в чужда валута?

Минава сумата, начислена по картата, която е числото, което има значение за равнението. Където извлечението печата и оригиналната валута и сума, те остават в описанието, вместо да станат собствена колона — така колоната със сумите остава в една валута и продължава да се сумира.

А тегленията в брой, лихвите и таксите?

Минават като транзакции както всичко останало, като редовете за такси и лихви са категоризирани като такива. Трябва: ако ги пропуснете, проверката на обобщението се проваля — а точно за това служи тя.

Други формати

• Банково извлечение PDF в ExcelИстински числови клетки и клетки за дата, а не текст, който прилича на число.
• Банково извлечение в CSVUTF-8, правилно ограден с кавички, отваря се еднакво навсякъде.
• Банково извлечение в QuickBooksФайл QBO за случаите, когато банковите връзки не достигат до данните.

Търсите конкретно своята банка? 366 институции имат собствени инструкции за изтегляне — вижте списъка.