Kontoauszug in QuickBooks umwandeln

Legen Sie unten einen PDF-Auszug ab und laden Sie eine QBO-Datei herunter — das Format, das QuickBooks direkt importiert, mit Konto, Währung und einer stabilen Kennung je Buchung, damit nichts doppelt ankommt.

Das ist der Weg für die Buchungen, die ein Bank-Feed nicht erreicht: ein geschlossenes Konto, ein Zeitraum, der weiter zurückliegt als der Feed reicht, eine Bank, mit der QuickBooks sich nicht verbindet, oder eine Lücke aus einer abgebrochenen Verbindung.

Import in QuickBooks Online

1. Wandeln Sie den Auszug oben um und exportieren Sie als QuickBooks (QBO).
2. Gehen Sie in QuickBooks zu Transaktionen → Bankumsätze.
3. Wählen Sie Aus Datei hochladen, oder Konto verknüpfen → Aus Datei hochladen, wenn Sie noch nichts verbunden haben.
4. Wählen Sie die .qbo-Datei und das Konto, zu dem sie gehört.
5. Sehen Sie die Buchungen im Reiter „Zur Überprüfung“ durch, bevor Sie sie übernehmen. QuickBooks markiert alles, was es bereits zu haben glaubt.

Warum Duplikate entstehen und was wir dagegen tun

Jede Buchung in einer QBO-Datei trägt eine Kennung, anhand derer QuickBooks entscheidet, ob es diese Buchung schon gesehen hat. Macht man das falsch, bekommt man eines von zwei schlechten Ergebnissen: Der erneute Import einer korrigierten Datei fügt von allem eine zweite Kopie hinzu, oder zwei tatsächlich verschiedene Buchungen am selben Tag über denselben Betrag fallen zu einer zusammen.

Die meisten Konverter nummerieren die Zeilen. Das ist stabil, bis Sie irgendetwas bearbeiten — löschen Sie eine Zeile, die gar keine Buchung war, oder tauschen Sie zwei Einträge, die der Auszug außer der Reihe gedruckt hat, und jede Kennung unterhalb der Änderung verschiebt sich um eins. Der nächste Import sieht für QuickBooks dann komplett neu aus.

Unsere Kennung wird aus der Buchung selbst abgeleitet und bewegt sich deshalb nicht, wenn die Tabelle sich bewegt. Bearbeiten Sie vor dem Export ruhig frei; die Identität jeder Buchung geht mit der Buchung mit.

Prüfen Sie die Salden vor dem Import

Eine fehlende Buchung in einem Buchhaltungssystem ist teurer als eine fehlende Zeile in einer Tabelle, weil sie sich in jede nachfolgende Abstimmung fortpflanzt. Bevor der Export freigegeben wird, addiert StatementSnap seine Buchungen zum Anfangssaldo und vergleicht die Summe mit dem Endsaldo auf Ihrem Auszug.

Ein grünes Abzeichen bedeutet, dass der Datensatz auf den Cent vollständig ist. Auf dieser Seite lohnt es sich besonders, darauf zu warten — Sie sind im Begriff, diese Zahlen in Ihre Bücher zu übernehmen.

Mehr zum Arbeiten ohne Feeds: Bankumsätze ohne Bank-Feeds in QuickBooks importieren.

Fragen

Erzeugt der Import Duplikate von Buchungen, die ich schon habe?

QuickBooks entscheidet das anhand der Buchungskennung in der Datei, und Duplikate entstehen, wenn ein Konverter bei jedem Export eine neue Kennung erzeugt. Unserer tut das nicht: Die Kennung wird aus Datum, Betrag und Verwendungszweck der Buchung selbst abgeleitet, sodass ein erneuter Export desselben Auszugs dieselben Kennungen ergibt. Sie übersteht es außerdem, wenn Sie vorher Zeilen löschen oder umsortieren — genau dort scheitern Kennungsverfahren, die auf der Zeilenposition beruhen.

Sollte ich QBO oder CSV verwenden?

QBO, wenn QuickBooks es annimmt. Es trägt Kontonummer, Währung und eine Buchungskennung je Zeile, sodass QuickBooks mit dem abgleichen kann, was es bereits hat. Eine CSV trägt nichts davon und verlangt bei jedem Import, dass Sie die Spalten von Hand zuordnen.

Warum kann ich nicht einfach den Bank-Feed nutzen?

Oft können Sie das, und wenn ja, ist es weniger Arbeit als dies hier. Der Feed hilft Ihnen nicht bei einem geschlossenen Konto, bei einem Zeitraum, der weiter zurückliegt, als der Feed anbietet (meist etwa 90 Tage), bei einer Bank, mit der QuickBooks sich nicht verbindet, oder wenn eine Verbindung abbricht und eine Lücke hinterlässt, die nie nachgeladen wird. Diese vier Fälle sind der Grund für diese Seite.

Funktioniert das mit QuickBooks Desktop ebenso wie mit Online?

Die Datei basiert auf OFX, das beide annehmen — QuickBooks Online über Transaktionen → Aus Datei hochladen, Desktop über Datei → Dienstprogramme → Importieren → Web-Connect-Dateien. Desktop ist bei der Dateiendung penibler, belassen Sie sie also bei .qbo.

Und Xero, Wave oder FreeAgent?

Die lesen ebenfalls OFX, und dieselbe Datei funktioniert. Exportieren Sie OFX statt QBO, wo die Wahl angeboten wird — QBO ist Intuits Variante desselben Formats, und manche Programme lehnen die Endung ab, obwohl sie den Inhalt lesen könnten.

Andere Formate

• PDF-Kontoauszug zu ExcelEchte Zahlen- und Datumsfelder, kein Text, der wie Zahlen aussieht.
• Kontoauszug zu CSVUTF-8, korrekt in Anführungszeichen, überall gleich zu öffnen.
• Kreditkartenabrechnung zu ExcelBeherrscht die Vorzeichenkonvention, an der die meisten Konverter scheitern.

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