Kreditkartenabrechnung in Excel umwandeln

Legen Sie unten eine PDF-Kreditkartenabrechnung ab und erhalten Sie eine Tabelle mit Umsätzen, Zahlungen, Gutschriften, Gebühren und Zinsen als eigene Zeilen — mit den Vorzeichen in der richtigen Richtung und den Summen gegen die Zusammenfassung der Abrechnung geprüft.

Kreditkartenabrechnungen sind keine Kontoauszüge mit anderem Logo. Sie sind anders aufgebaut, versehen Beträge anders mit Vorzeichen und führen meist gar keinen laufenden Saldo — deshalb liegen Konverter, die für Kontoauszüge gebaut wurden, bei ihnen auf subtile und teure Weise falsch.

Das Vorzeichenproblem und warum es zählt

Auf einem Girokonto ist abfließendes Geld eindeutig. Auf einer Kreditkarte ist es wirklich mehrdeutig, denn die Abrechnung ist von der Seite des Herausgebers geschrieben: Ein Umsatz erhöht, was Sie schulden, wird also als positive Zahl gedruckt, und Ihre Zahlung verringert es, ist also die mit dem Vermerk „Haben“.

Importieren Sie das gedankenlos, wird jede Ausgabe in Ihren Büchern zu Einnahme. Das ist die Art Fehler, die auf Kontoebene glatt aufgeht und auf jeder Kategorie darunter völlig falsch ist — er übersteht also eine schnelle Prüfung und taucht zum Jahresabschluss auf.

Wir leiten die Richtung daraus ab, wie die Abrechnung den Betrag kennzeichnet — die Spalte, in der er steht, ein nachgestelltes „H“, eine Klammer, ein Minus — und nie aus dem, was der Text sagt. Dann schreiben wir ihn aus Ihrer Sicht: Geld raus negativ, Geld rein positiv, konsequent, in jeder Zeile.

Abstimmen ohne laufenden Saldo

Ein Kontoauszug lässt Sie jede Zeile gegen den daneben stehenden Saldo prüfen. Eine Kartenabrechnung meist nicht, deshalb nutzt die Prüfung stattdessen den Zusammenfassungsblock auf der ersten Seite:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

Jede Buchung muss auf der richtigen Seite landen, damit das aufgeht — was daraus einen stärkeren Test macht, als es aussieht: Eine einzige als Umsatz erfasste Gutschrift verfehlt die Summe um das Doppelte ihres Werts, und das Abzeichen bleibt rot, bis es behoben ist.

Was Sie vor dem Export korrigieren können

Kartentexte sind die schlechtesten auf jeder Abrechnung — abgeschnittene Händlernamen, der Name eines Zahlungsdienstleisters statt des Geschäfts, eine Filialnummer, wo die Stadt stehen sollte. Jedes Feld in der Tabelle lässt sich bearbeiten, und alles, bei dem die Erkennung unsicher war, wird zur Prüfung markiert statt stillschweigend übernommen.

Wenn Sie in Ihrem Konto gemerkte Kategorien einschalten, wird eine Korrektur, die Sie an einem Händler vornehmen, im nächsten Monat auch auf diesen Händler angewendet. Gespeichert werden nur Ihre eigenen Korrekturen, nie unsere Vermutungen, und Beträge oder Daten gehen nicht mit.

Fragen

Warum erscheinen meine Zahlungen positiv und meine Umsätze negativ?

Weil die Datei aus Ihrer Sicht geschrieben ist und nicht aus der des Kartenherausgebers. Ein Umsatz nimmt Ihnen Geld, ist also negativ; eine Zahlung oder Gutschrift gibt Geld zurück, ist also positiv. Kartenabrechnungen drucken das Gegenteil, weil sie beschreiben, was Sie dem Herausgeber schulden. Wenn Sie die Konvention des Herausgebers wollen, negieren Sie die Betragsspalte — eine Formel, einmal angewendet.

Es gibt keine Spalte mit laufendem Saldo. Ist das ein Problem?

Nein. Die meisten Kartenabrechnungen drucken keine, deshalb stimmen wir stattdessen gegen den Zusammenfassungsblock ab: vorheriger Saldo, plus Umsätze, plus Gebühren und Zinsen, minus Zahlungen und Gutschriften, sollte den neuen Saldo ergeben. Das ist dieselbe Zusicherung, hergeleitet aus einem anderen Satz Zahlen.

Woher wissen Sie, dass eine Buchung eine Gutschrift und kein Umsatz ist?

Aus dem Layout der Abrechnung, nicht aus dem Wortlaut. Kartenabrechnungen kennzeichnen Habenposten mit einem nachgestellten „H“, einem Minuszeichen, einer eigenen Spalte oder einem eigenen Abschnitt — und welches davon, hängt vom Herausgeber ab. Das Layout zu lesen ist verlässlich; aus einem Text zu raten nicht — weshalb eine Gutschrift von einem Geschäft, dessen Name auf „Bank“ endet, hier nichts durcheinanderbringt.

Kommt es mit Fremdwährungsumsätzen zurecht?

Der der Karte belastete Betrag ist das, was durchkommt, und das ist die Zahl, auf die es beim Abstimmen ankommt. Wo die Abrechnung zusätzlich Originalwährung und -betrag druckt, bleiben diese im Verwendungszweck, statt zu einer eigenen Spalte zu werden — so bleibt die Betragsspalte in einer Währung und summiert sich weiterhin.

Und Bargeldabhebungen, Zinsen und Gebühren?

Sie kommen als Buchungen durch wie alle anderen, wobei Gebühren- und Zinszeilen als solche kategorisiert werden. Das müssen sie: Lässt man sie weg, scheitert die Zusammenfassungsprüfung — und genau dafür ist die Prüfung da.

Andere Formate

• PDF-Kontoauszug zu ExcelEchte Zahlen- und Datumsfelder, kein Text, der wie Zahlen aussieht.
• Kontoauszug zu CSVUTF-8, korrekt in Anführungszeichen, überall gleich zu öffnen.
• Kontoauszug zu QuickBooksEine QBO-Datei, wenn Bankabrufe an die Daten nicht herankommen.

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