Μετατροπή λογαριασμού πιστωτικής κάρτας σε Excel

Αφήστε παρακάτω έναν λογαριασμό πιστωτικής κάρτας σε PDF και πάρτε ένα υπολογιστικό φύλλο με αγορές, πληρωμές, επιστροφές, χρεώσεις και τόκους ως ξεχωριστές γραμμές — με τα πρόσημα στη σωστή φορά και τα σύνολα ελεγμένα με τη σύνοψη του ίδιου του λογαριασμού.

Ένας λογαριασμός κάρτας δεν είναι αντίγραφο κίνησης με άλλο λογότυπο. Έχει άλλη διάταξη, δίνει πρόσημο στα ποσά αλλιώς και συνήθως δεν έχει καθόλου τρέχον υπόλοιπο — γι’ αυτό οι μετατροπείς που φτιάχτηκαν για τραπεζικά αντίγραφα κάνουν σε αυτούς λάθη διακριτικά και ακριβά.

Το πρόβλημα του προσήμου, και γιατί μετράει

Σε έναν τρεχούμενο λογαριασμό, τα χρήματα που φεύγουν είναι σαφή. Σε μια πιστωτική κάρτα είναι πραγματικά διφορούμενα, γιατί ο λογαριασμός είναι γραμμένος από την πλευρά του εκδότη: μια αγορά αυξάνει αυτό που οφείλετε, οπότε τυπώνεται ως θετικός αριθμός, και η πληρωμή σας το μειώνει, οπότε αυτή είναι που φέρει την ένδειξη CR.

Εισαγάγετέ το χωρίς σκέψη και κάθε δαπάνη στα βιβλία σας γίνεται έσοδο. Είναι το είδος λάθους που συμφωνεί στο μηδέν σε επίπεδο λογαριασμού και είναι εντελώς λάθος σε κάθε κατηγορία από κάτω — επιβιώνει λοιπόν ενός γρήγορου ελέγχου και εμφανίζεται στο κλείσιμο της χρήσης.

Βγάζουμε την κατεύθυνση από το πώς σημειώνει το ποσό ο λογαριασμός — τη στήλη στην οποία βρίσκεται, ένα CR στο τέλος, μια παρένθεση, ένα μείον — και ποτέ από αυτό που λέει η περιγραφή. Έπειτα το γράφουμε από τη δική σας οπτική: χρήματα που φεύγουν αρνητικά, χρήματα που μπαίνουν θετικά, με συνέπεια, σε κάθε γραμμή.

Συμφωνία χωρίς τρέχον υπόλοιπο

Ένα τραπεζικό αντίγραφο σάς αφήνει να ελέγξετε κάθε γραμμή με το υπόλοιπο δίπλα της. Ένας λογαριασμός κάρτας συνήθως όχι, οπότε ο έλεγχος χρησιμοποιεί το πλαίσιο σύνοψης της πρώτης σελίδας:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

Κάθε συναλλαγή πρέπει να πέσει στη σωστή πλευρά για να βγει αυτό, πράγμα που το κάνει ισχυρότερη δοκιμή απ’ ό,τι φαίνεται: μία μόνο επιστροφή καταχωρημένη ως αγορά αποκλίνει το σύνολο κατά το διπλάσιο της αξίας της, και η ένδειξη μένει κόκκινη μέχρι να διορθωθεί.

Τι μπορείτε να διορθώσετε πριν από την εξαγωγή

Οι περιγραφές των καρτών είναι οι χειρότερες κάθε λογαριασμού — κομμένα ονόματα εμπόρων, το όνομα ενός παρόχου πληρωμών αντί για το κατάστημα, ένας αριθμός καταστήματος εκεί που θα έπρεπε να είναι η πόλη. Κάθε πεδίο στον πίνακα είναι επεξεργάσιμο, και ό,τι δεν ήταν σίγουρη η ανάγνωση επισημαίνεται για έλεγχο αντί να γίνει σιωπηλά δεκτό.

Αν ενεργοποιήσετε τις απομνημονευμένες κατηγορίες στον λογαριασμό σας, μια διόρθωση που κάνετε σε έναν έμπορο εφαρμόζεται και σε αυτόν τον έμπορο τον επόμενο μήνα. Αποθηκεύονται μόνο οι δικές σας διορθώσεις, ποτέ οι δικές μας εικασίες, και δεν τις συνοδεύουν ποσά ή ημερομηνίες.

Ερωτήσεις

Γιατί οι πληρωμές μου εμφανίζονται θετικές και οι αγορές μου αρνητικές;

Επειδή το αρχείο είναι γραμμένο από τη δική σας οπτική και όχι από εκείνη του εκδότη της κάρτας. Μια αγορά σας παίρνει χρήματα, άρα είναι αρνητική· μια πληρωμή ή επιστροφή σας δίνει πίσω χρήματα, άρα είναι θετική. Οι λογαριασμοί καρτών τυπώνουν το αντίθετο, γιατί περιγράφουν τι οφείλετε στον εκδότη. Αν θέλετε τη σύμβαση του εκδότη, αντιστρέψτε το πρόσημο της στήλης ποσών — ένας τύπος, μία φορά.

Δεν υπάρχει στήλη τρέχοντος υπολοίπου. Είναι πρόβλημα;

Όχι. Οι περισσότεροι λογαριασμοί καρτών δεν τυπώνουν, οπότε συμφωνούμε με το πλαίσιο σύνοψης: προηγούμενο υπόλοιπο, συν αγορές, συν χρεώσεις και τόκους, μείον πληρωμές και πιστώσεις, πρέπει να δίνει το νέο υπόλοιπο. Είναι η ίδια εγγύηση, από διαφορετικό σύνολο αριθμών.

Πώς ξέρετε ότι μια συναλλαγή είναι επιστροφή και όχι αγορά;

Από τη διάταξη του λογαριασμού, όχι από τις λέξεις. Οι λογαριασμοί καρτών σημειώνουν τις πιστώσεις με ένα CR στο τέλος, ένα μείον, ξεχωριστή στήλη ή ξεχωριστή ενότητα — και ποιο από αυτά διαφέρει ανά εκδότη. Η ανάγνωση της διάταξης είναι αξιόπιστη· η εικασία από μια περιγραφή δεν είναι, γι’ αυτό μια επιστροφή από κατάστημα που το όνομά του τελειώνει σε «Πίστη» δεν την μπερδεύει.

Χειρίζεται συναλλαγές σε ξένο νόμισμα;

Αυτό που περνάει είναι το ποσό που χρεώθηκε στην κάρτα, που είναι το νούμερο που μετράει για τη συμφωνία. Όπου ο λογαριασμός τυπώνει και το αρχικό νόμισμα και ποσό, αυτά μένουν στην περιγραφή αντί να γίνουν δική τους στήλη, ώστε η στήλη ποσών να παραμένει σε ένα νόμισμα και να συνεχίζει να αθροίζεται.

Και οι αναλήψεις μετρητών, οι τόκοι και οι χρεώσεις;

Περνούν ως συναλλαγές όπως όλες οι άλλες, με τις γραμμές χρεώσεων και τόκων κατηγοριοποιημένες ως τέτοιες. Πρέπει: αν μείνουν έξω, ο έλεγχος σύνοψης αποτυγχάνει — που είναι ακριβώς αυτό για το οποίο υπάρχει ο έλεγχος.

Άλλες μορφές

• Αντίγραφο κίνησης PDF σε ExcelΠραγματικά κελιά αριθμών και ημερομηνιών, όχι κείμενο που μοιάζει με αριθμό.
• Αντίγραφο κίνησης σε CSVUTF-8, με σωστά εισαγωγικά, ανοίγει το ίδιο παντού.
• Αντίγραφο κίνησης σε QuickBooksΈνα αρχείο QBO για όταν οι τραπεζικές συνδέσεις δεν φτάνουν στα δεδομένα.

Ψάχνετε συγκεκριμένα την τράπεζά σας; 366 ιδρύματα έχουν δικές τους οδηγίες λήψης — δείτε τη λίστα.