Μετατροπή αντιγράφου κίνησης για το QuickBooks

Αφήστε παρακάτω ένα αντίγραφο PDF και κατεβάστε ένα αρχείο QBO — τη μορφή που το QuickBooks εισάγει απευθείας, με λογαριασμό, νόμισμα και σταθερό αναγνωριστικό σε κάθε συναλλαγή ώστε τίποτα να μη φτάνει δύο φορές.

Αυτός είναι ο δρόμος για τις συναλλαγές που δεν φτάνει μια τραπεζική ροή: ένας κλειστός λογαριασμός, μια περίοδος παλαιότερη από όσο πάει πίσω η ροή, μια τράπεζα με την οποία το QuickBooks δεν συνδέεται, ή ένα κενό που άφησε μια σύνδεση που έπεσε.

Εισαγωγή στο QuickBooks Online

1. Μετατρέψτε το αντίγραφο παραπάνω και κάντε εξαγωγή ως QuickBooks (QBO).
2. Στο QuickBooks, πηγαίνετε στο Συναλλαγές → Τραπεζικές συναλλαγές.
3. Επιλέξτε Μεταφόρτωση από αρχείο, ή Σύνδεση λογαριασμού → Μεταφόρτωση από αρχείο αν δεν έχετε συνδέσει ακόμη τίποτα.
4. Επιλέξτε το αρχείο .qbo και τον λογαριασμό στον οποίο ανήκει.
5. Ελέγξτε τις συναλλαγές στην καρτέλα Προς έλεγχο πριν τις αποδεχθείτε. Το QuickBooks επισημαίνει ό,τι θεωρεί ότι έχει ήδη.

Γιατί προκύπτουν διπλοεγγραφές και τι κάνουμε γι’ αυτό

Κάθε συναλλαγή σε ένα αρχείο QBO φέρει ένα αναγνωριστικό με το οποίο το QuickBooks αποφασίζει αν έχει ξαναδεί αυτή τη συναλλαγή. Αν αυτό είναι λάθος, προκύπτει ένα από δύο κακά αποτελέσματα: η επανεισαγωγή ενός διορθωμένου αρχείου προσθέτει δεύτερο αντίγραφο των πάντων, ή δύο πραγματικά διαφορετικές συναλλαγές την ίδια ημέρα και για το ίδιο ποσό ενώνονται σε μία.

Οι περισσότεροι μετατροπείς αριθμούν τις γραμμές. Αυτό είναι σταθερό μέχρι να επεξεργαστείτε οτιδήποτε — σβήστε μια γραμμή που δεν ήταν πραγματικά συναλλαγή, ή αλλάξτε τη σειρά δύο εγγραφών που το αντίγραφο τύπωσε εκτός σειράς, και κάθε αναγνωριστικό κάτω από την αλλαγή μετατοπίζεται κατά ένα. Η επόμενη εισαγωγή φαίνεται τότε εντελώς καινούργια στο QuickBooks.

Το δικό μας προκύπτει από την ίδια τη συναλλαγή, οπότε δεν μετακινείται όταν μετακινείται ο πίνακας. Επεξεργαστείτε ελεύθερα πριν από την εξαγωγή· η ταυτότητα κάθε συναλλαγής ταξιδεύει μαζί της.

Ελέγξτε τα υπόλοιπα πριν από την εισαγωγή

Μια συναλλαγή που λείπει σε ένα λογιστικό σύστημα κοστίζει περισσότερο από μια γραμμή που λείπει σε ένα υπολογιστικό φύλλο, γιατί διαδίδεται σε κάθε επόμενη συμφωνία. Πριν ξεκλειδώσει η εξαγωγή, το StatementSnap προσθέτει τις συναλλαγές του στο αρχικό υπόλοιπο και συγκρίνει το σύνολο με το τελικό υπόλοιπο του αντιγράφου σας.

Μια πράσινη ένδειξη σημαίνει ότι το σύνολο είναι πλήρες στο λεπτό. Σε αυτή τη σελίδα ειδικά αξίζει να την περιμένετε — πρόκειται να βάλετε αυτούς τους αριθμούς στα βιβλία σας.

Περισσότερα για τη δουλειά χωρίς ροές: εισαγωγή τραπεζικών συναλλαγών στο QuickBooks χωρίς τραπεζικές ροές.

Ερωτήσεις

Θα δημιουργήσει η εισαγωγή διπλοεγγραφές συναλλαγών που έχω ήδη;

Το QuickBooks το αποφασίζει από το αναγνωριστικό συναλλαγής μέσα στο αρχείο, και οι διπλοεγγραφές προκύπτουν όταν ένας μετατροπέας παράγει νέο αναγνωριστικό σε κάθε εξαγωγή. Ο δικός μας δεν το κάνει: το αναγνωριστικό προκύπτει από την ημερομηνία, το ποσό και την περιγραφή της ίδιας της συναλλαγής, οπότε η επανεξαγωγή του ίδιου αντιγράφου δίνει τα ίδια αναγνωριστικά. Επίσης αντέχει αν πρώτα σβήσετε ή αναδιατάξετε γραμμές στον πίνακα, εκεί ακριβώς που καταρρέουν τα σχήματα που βασίζονται στη θέση της γραμμής.

Να χρησιμοποιήσω QBO ή CSV;

QBO αν το δέχεται το QuickBooks. Μεταφέρει τον αριθμό λογαριασμού, το νόμισμα και ένα αναγνωριστικό συναλλαγής ανά γραμμή, ώστε το QuickBooks να μπορεί να αντιπαραβάλλει με όσα έχει ήδη. Ένα CSV δεν μεταφέρει τίποτα από αυτά και σας ζητά να αντιστοιχίσετε στήλες στο χέρι σε κάθε εισαγωγή.

Γιατί να μη χρησιμοποιήσω απλώς την τραπεζική ροή;

Συχνά μπορείτε, και όταν μπορείτε είναι λιγότερη δουλειά από αυτό. Η ροή δεν σας βοηθά με κλειστό λογαριασμό, με περίοδο παλαιότερη από όσο προσφέρει (συνήθως περίπου 90 ημέρες), με τράπεζα με την οποία το QuickBooks δεν συνδέεται, ή όταν μια σύνδεση σπάσει και αφήσει ένα κενό που δεν καλύπτεται ποτέ. Αυτές οι τέσσερις περιπτώσεις είναι ο λόγος ύπαρξης αυτής της σελίδας.

Δουλεύει με το QuickBooks Desktop όπως και με το Online;

Το αρχείο βασίζεται σε OFX, που δέχονται και τα δύο — το QuickBooks Online το παίρνει από Συναλλαγές → Μεταφόρτωση από αρχείο, το Desktop από Αρχείο → Βοηθητικά → Εισαγωγή → Αρχεία Web Connect. Το Desktop είναι πιο απαιτητικό με την κατάληξη, οπότε αφήστε την .qbo.

Και το Xero, το Wave ή το FreeAgent;

Διαβάζουν και αυτά OFX, και το ίδιο αρχείο δουλεύει. Κάντε εξαγωγή OFX αντί για QBO όπου προσφέρεται η επιλογή — το QBO είναι η παραλλαγή της Intuit της ίδιας μορφής και μερικά εργαλεία απορρίπτουν την κατάληξη παρότι μπορούν να διαβάσουν το περιεχόμενο.

Άλλες μορφές

• Αντίγραφο κίνησης PDF σε ExcelΠραγματικά κελιά αριθμών και ημερομηνιών, όχι κείμενο που μοιάζει με αριθμό.
• Αντίγραφο κίνησης σε CSVUTF-8, με σωστά εισαγωγικά, ανοίγει το ίδιο παντού.
• Αντίγραφο πιστωτικής κάρτας σε ExcelΧειρίζεται τη σύμβαση προσήμων στην οποία σφάλλουν οι περισσότεροι μετατροπείς.

Ψάχνετε συγκεκριμένα την τράπεζά σας; 366 ιδρύματα έχουν δικές τους οδηγίες λήψης — δείτε τη λίστα.