Convertir un relevé bancaire pour QuickBooks

Déposez un relevé PDF ci-dessous et téléchargez un fichier QBO — le format que QuickBooks importe directement, avec un compte, une devise et un identifiant stable sur chaque opération pour que rien n’arrive en double.

C’est la voie à suivre pour les opérations qu’un flux bancaire ne peut pas atteindre : un compte clos, une période antérieure à ce que remonte le flux, une banque à laquelle QuickBooks ne se connecte pas, ou un trou laissé par une connexion interrompue.

Importer dans QuickBooks en ligne

1. Convertissez le relevé ci-dessus et exportez au format QuickBooks (QBO).
2. Dans QuickBooks, allez dans Transactions → Opérations bancaires.
3. Choisissez Importer depuis un fichier, ou Associer un compte → Importer depuis un fichier si vous n’avez encore rien connecté.
4. Sélectionnez le fichier .qbo et choisissez le compte auquel il se rattache.
5. Passez les opérations en revue dans l’onglet À examiner avant de les accepter. QuickBooks signale tout ce qu’il pense déjà avoir.

Pourquoi les doublons apparaissent, et ce que nous y faisons

Chaque opération d’un fichier QBO porte un identifiant que QuickBooks utilise pour décider s’il a déjà vu cette opération. Se tromper produit l’un de deux mauvais résultats : réimporter un fichier corrigé ajoute une deuxième copie de tout, ou bien deux opérations réellement différentes, le même jour et du même montant, fusionnent en une seule.

La plupart des convertisseurs numérotent les lignes. C’est stable jusqu’à la première modification — supprimez une ligne qui n’était pas vraiment une opération, ou réordonnez deux entrées que le relevé a imprimées dans le désordre, et tous les identifiants situés en dessous se décalent d’un rang. L’import suivant paraît alors entièrement nouveau à QuickBooks.

Le nôtre est dérivé de l’opération elle-même : il ne bouge pas quand le tableau bouge. Modifiez librement avant d’exporter ; l’identité de chaque opération voyage avec l’opération.

Vérifiez les soldes avant d’importer

Une opération manquante dans un système comptable coûte plus cher qu’une ligne manquante dans un tableur, car elle se propage dans tous les rapprochements suivants. Avant que l’export ne se déverrouille, StatementSnap ajoute ses opérations au solde d’ouverture et compare le total au solde de clôture de votre relevé.

Un badge vert signifie que l’ensemble est complet au centime près. Sur cette page en particulier, cela vaut la peine de l’attendre — vous êtes sur le point de faire entrer ces nombres dans vos livres.

Pour aller plus loin sans les flux bancaires : importer des opérations bancaires dans QuickBooks sans flux bancaire.

Questions

L’import va-t-il créer des doublons d’opérations que j’ai déjà ?

QuickBooks en décide à partir de l’identifiant d’opération contenu dans le fichier, et les doublons surviennent quand un convertisseur génère un nouvel identifiant à chaque export. Le nôtre ne le fait pas : l’identifiant est dérivé de la date, du montant et du libellé de l’opération elle-même, si bien que réexporter le même relevé produit les mêmes identifiants. Il survit aussi à la suppression ou au réordonnancement de lignes dans le tableau, ce qui est précisément là où échouent les schémas fondés sur la position de la ligne.

Faut-il utiliser QBO ou CSV ?

QBO si QuickBooks l’accepte. Il porte le numéro de compte, la devise et un identifiant d’opération par ligne, ce qui permet à QuickBooks de rapprocher avec ce qu’il a déjà. Un CSV ne porte rien de tout cela et vous demande d’associer les colonnes à la main à chaque import.

Pourquoi ne pas simplement utiliser le flux bancaire ?

Souvent vous le pouvez, et quand c’est le cas c’est moins de travail que ceci. Le flux ne vous aide pas pour un compte clos, pour une période plus ancienne que ce qu’il propose (environ 90 jours en général), pour une banque à laquelle QuickBooks ne se connecte pas, ou quand une connexion se rompt et laisse un trou qui ne se comble jamais. Ces quatre cas sont la raison d’être de cette page.

Cela fonctionne-t-il avec QuickBooks Desktop comme avec la version en ligne ?

Le fichier repose sur OFX, que les deux acceptent — QuickBooks en ligne le prend par Transactions → Importer depuis un fichier, Desktop par Fichier → Utilitaires → Importer → Fichiers Web Connect. Desktop est plus pointilleux sur l’extension : conservez donc .qbo.

Et Xero, Wave ou FreeAgent ?

Ils lisent aussi l’OFX, et le même fichier fonctionne. Exportez en OFX plutôt qu’en QBO là où le choix est proposé — QBO est la variante d’Intuit du même format, et certains outils rejettent l’extension alors même qu’ils sauraient en lire le contenu.

Autres formats

• Relevé bancaire PDF vers ExcelDe vraies cellules numériques et de date, et non du texte qui ressemble à des nombres.
• Relevé bancaire vers CSVUTF-8, correctement échappé, s'ouvre de la même façon partout.
• Relevé de carte de crédit vers ExcelGère la convention de signe qui met en défaut la plupart des convertisseurs.

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