Convertire un estratto conto per QuickBooks

Trascini qui sotto un estratto conto PDF e scarichi un file QBO — il formato che QuickBooks importa direttamente, con conto, valuta e un identificativo stabile su ogni movimento perché nulla arrivi due volte.

È questa la strada per i movimenti che un feed bancario non riesce a raggiungere: un conto chiuso, un periodo più vecchio di quanto il feed arrivi, una banca a cui QuickBooks non si collega, o un buco lasciato da un collegamento caduto.

Importare in QuickBooks Online

1. Converta l’estratto conto qui sopra ed esporti come QuickBooks (QBO).
2. In QuickBooks, vada su Transazioni → Movimenti bancari.
3. Scelga Carica da file, oppure Collega conto → Carica da file se non ha ancora collegato nulla.
4. Selezioni il file .qbo e scelga il conto a cui appartiene.
5. Riveda i movimenti nella scheda Da rivedere prima di accettarli. QuickBooks segnalerà tutto ciò che ritiene di avere già.

Perché nascono i duplicati e che cosa facciamo al riguardo

Ogni movimento di un file QBO porta un identificativo che QuickBooks usa per decidere se ha già visto quel movimento. Sbagliarlo produce uno di due esiti negativi: reimportare un file corretto aggiunge una seconda copia di tutto, oppure due movimenti realmente diversi, nello stesso giorno e dello stesso importo, si fondono in uno solo.

La maggior parte dei convertitori numera le righe. È stabile finché non si modifica qualcosa — elimini una riga che non era davvero un movimento, o riordini due voci che l’estratto conto ha stampato fuori sequenza, e ogni identificativo sotto la modifica slitta di uno. L’importazione successiva appare allora del tutto nuova a QuickBooks.

Il nostro è ricavato dal movimento stesso, quindi non si sposta quando si sposta la tabella. Modifichi liberamente prima di esportare; l’identità di ogni movimento viaggia con il movimento.

Controlli i saldi prima di importare

Un movimento mancante in un sistema contabile costa più di una riga mancante in un foglio di calcolo, perché si propaga in ogni riconciliazione successiva. Prima che l’esportazione si sblocchi, StatementSnap somma i suoi movimenti al saldo iniziale e confronta il totale con il saldo finale del suo estratto conto.

Un contrassegno verde significa che l’insieme è completo al centesimo. Su questa pagina in particolare vale la pena aspettarlo — sta per far entrare questi numeri nei suoi libri.

Altro sul lavorare senza feed: importare movimenti bancari in QuickBooks senza feed bancari.

Domande

L’importazione creerà duplicati di movimenti che ho già?

QuickBooks lo decide dall’identificativo di movimento contenuto nel file, e i duplicati nascono quando un convertitore genera un identificativo nuovo a ogni esportazione. Il nostro non lo fa: l’identificativo è ricavato da data, importo e descrizione del movimento stesso, quindi riesportare lo stesso estratto conto produce gli stessi identificativi. Sopravvive anche all’eliminazione o al riordino delle righe nella tabella, che è proprio dove falliscono gli schemi basati sulla posizione della riga.

Meglio QBO o CSV?

QBO se QuickBooks lo accetta. Porta il numero di conto, la valuta e un identificativo di movimento per riga, così QuickBooks può confrontare con ciò che ha già. Un CSV non porta nulla di tutto questo e le chiede di associare le colonne a mano a ogni importazione.

Perché non posso semplicemente usare il feed bancario?

Spesso può, e quando può è meno lavoro di questo. Il feed non la aiuta con un conto chiuso, con un periodo più indietro di quanto offra (di solito circa 90 giorni), con una banca a cui QuickBooks non si collega, o quando un collegamento si interrompe e lascia un buco che non si ricolma mai. Quei quattro casi sono la ragione d’essere di questa pagina.

Funziona con QuickBooks Desktop oltre che con Online?

Il file si basa su OFX, che entrambi accettano — QuickBooks Online lo prende da Transazioni → Carica da file, Desktop da File → Utilità → Importa → File Web Connect. Desktop è più pignolo sull’estensione, quindi la lasci .qbo.

E Xero, Wave o FreeAgent?

Leggono anch’essi OFX, e lo stesso file funziona. Esporti OFX anziché QBO dove l’opzione è offerta — QBO è la variante Intuit dello stesso formato e alcuni strumenti rifiutano l’estensione pur sapendone leggere il contenuto.

Altri formati

• Estratto conto PDF in ExcelCelle numeriche e di data reali, non testo che sembra un numero.
• Estratto conto in CSVUTF-8, con virgolette corrette, si apre allo stesso modo ovunque.
• Estratto conto della carta di credito in ExcelGestisce la convenzione dei segni su cui la maggior parte dei convertitori sbaglia.

Cerca la sua banca in particolare? 366 istituti hanno istruzioni di download dedicate — vedi l’elenco.