Converter um extrato bancário para o QuickBooks

Largue abaixo um extrato em PDF e descarregue um ficheiro QBO — o formato que o QuickBooks importa diretamente, com conta, moeda e um identificador estável em cada movimento para que nada chegue duas vezes.

É este o caminho para os movimentos que um feed bancário não consegue alcançar: uma conta encerrada, um período mais antigo do que o feed abrange, um banco a que o QuickBooks não se liga, ou uma falha deixada por uma ligação que caiu.

Importar no QuickBooks Online

1. Converta o extrato acima e exporte como QuickBooks (QBO).
2. No QuickBooks, vá a Transações → Movimentos bancários.
3. Escolha Carregar a partir de ficheiro, ou Associar conta → Carregar a partir de ficheiro se ainda não ligou nada.
4. Selecione o ficheiro .qbo e escolha a conta a que pertence.
5. Reveja os movimentos no separador Para revisão antes de os aceitar. O QuickBooks assinala tudo o que julga já ter.

Porque surgem duplicados e o que fazemos quanto a isso

Cada movimento de um ficheiro QBO leva um identificador que o QuickBooks usa para decidir se já viu esse movimento. Errar produz um de dois maus resultados: reimportar um ficheiro corrigido acrescenta uma segunda cópia de tudo, ou dois movimentos realmente diferentes, no mesmo dia e do mesmo montante, fundem-se num só.

A maioria dos conversores numera as linhas. Isso é estável até editar seja o que for — apague uma linha que afinal não era um movimento, ou troque a ordem de dois lançamentos que o extrato imprimiu fora de sequência, e todos os identificadores abaixo da alteração deslocam-se um. A importação seguinte parece então totalmente nova ao QuickBooks.

O nosso é derivado do próprio movimento, por isso não se mexe quando a tabela se mexe. Edite à vontade antes de exportar; a identidade de cada movimento viaja com o movimento.

Verifique os saldos antes de importar

Um movimento em falta num sistema de contabilidade sai mais caro do que uma linha em falta numa folha de cálculo, porque se propaga a todas as reconciliações seguintes. Antes de a exportação se desbloquear, o StatementSnap soma os seus movimentos ao saldo inicial e compara o total com o saldo final do seu extrato.

Um selo verde significa que o conjunto está completo ao cêntimo. Nesta página em particular vale a pena esperar por ele — está prestes a meter estes números nos seus livros.

Mais sobre trabalhar sem feeds: importar movimentos bancários no QuickBooks sem feeds bancários.

Perguntas

A importação vai criar duplicados de movimentos que já tenho?

O QuickBooks decide isso pelo identificador de movimento dentro do ficheiro, e os duplicados surgem quando um conversor gera um identificador novo em cada exportação. O nosso não gera: o identificador é derivado da data, do montante e do descritivo do próprio movimento, pelo que reexportar o mesmo extrato produz os mesmos identificadores. Também sobrevive a apagar ou reordenar linhas na tabela primeiro, que é precisamente onde os esquemas baseados na posição da linha falham.

Devo usar QBO ou CSV?

QBO se o QuickBooks o aceitar. Leva o número de conta, a moeda e um identificador de movimento por linha, de modo que o QuickBooks pode cruzar com o que já tem. Um CSV não leva nada disso e pede-lhe que associe colunas à mão em cada importação.

Porque é que não posso simplesmente usar o feed bancário?

Muitas vezes pode, e quando pode dá menos trabalho do que isto. O feed não o ajuda com uma conta encerrada, com um período mais antigo do que aquele que oferece (normalmente uns 90 dias), com um banco a que o QuickBooks não se liga, ou quando uma ligação se quebra e deixa uma falha que nunca é preenchida. Esses quatro casos são a razão de existir desta página.

Funciona com o QuickBooks Desktop além do Online?

O ficheiro assenta em OFX, que ambos aceitam — o QuickBooks Online recebe-o por Transações → Carregar a partir de ficheiro, o Desktop por Ficheiro → Utilitários → Importar → Ficheiros Web Connect. O Desktop é mais exigente quanto à extensão, por isso deixe-a como .qbo.

E o Xero, o Wave ou o FreeAgent?

Também leem OFX, e o mesmo ficheiro funciona. Exporte OFX em vez de QBO onde a opção for oferecida — o QBO é a variante da Intuit do mesmo formato e algumas ferramentas rejeitam a extensão apesar de saberem ler o conteúdo.

Outros formatos

• Extrato bancário em PDF para ExcelCélulas numéricas e de data verdadeiras, não texto que parece número.
• Extrato bancário para CSVUTF-8, corretamente delimitado, abre da mesma forma em todo o lado.
• Extrato de cartão de crédito para ExcelLida com a convenção de sinais em que a maioria dos conversores falha.

Procura o seu banco em concreto? 366 instituições têm instruções de descarregamento próprias — ver a lista.