Converter um extrato de cartão de crédito para Excel

Largue abaixo um extrato de cartão de crédito em PDF e obtenha uma folha de cálculo com compras, pagamentos, estornos, comissões e juros como linhas separadas — com os sinais no sentido certo e os totais verificados contra o próprio resumo do extrato.

Um extrato de cartão não é um extrato de conta à ordem com outro logótipo. Está disposto de outra maneira, atribui sinal aos montantes de outra maneira e normalmente não traz saldo corrente nenhum — e é por isso que os conversores feitos para extratos bancários erram neles de forma subtil e cara.

O problema do sinal, e porque é que importa

Numa conta à ordem, o dinheiro que sai é inequívoco. Num cartão de crédito é genuinamente ambíguo, porque o extrato está escrito do lado do emissor: uma compra aumenta o que deve, logo é impressa como número positivo, e o seu pagamento reduz o valor, logo é esse que leva a marca CR.

Importe isso sem pensar e cada despesa dos seus livros passa a ser um proveito. É o género de erro que reconcilia a zero ao nível da conta e está completamente errado em cada categoria abaixo — sobrevive, portanto, a uma verificação rápida e aparece no fecho do exercício.

Deduzimos o sentido da forma como o extrato marca o montante — a coluna em que está, um CR no fim, um parêntesis, um sinal de menos — e nunca do que diz o descritivo. Depois escrevemo-lo do seu ponto de vista: dinheiro que sai negativo, dinheiro que entra positivo, de forma coerente, em todas as linhas.

Reconciliar sem saldo corrente

Um extrato bancário permite-lhe conferir cada linha com o saldo ao lado. Um de cartão normalmente não, por isso a verificação usa a caixa de resumo da primeira página:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

Cada movimento tem de cair do lado certo para que aquilo feche, o que faz disto um teste mais forte do que parece: um único estorno lançado como compra desvia o total no dobro do seu valor, e o selo mantém-se vermelho até ser corrigido.

O que pode corrigir antes de exportar

Os descritivos de cartão são os piores de qualquer extrato — nomes de comerciantes truncados, o nome de um processador de pagamentos em vez da loja, um número de estabelecimento onde devia estar a cidade. Todos os campos da tabela são editáveis, e tudo aquilo de que a extração não teve a certeza é assinalado para revisão em vez de ser aceite em silêncio.

Se ativar as categorias memorizadas na sua conta, uma correção que faça a um comerciante aplica-se também a esse comerciante no mês seguinte. Só as suas próprias correções são guardadas, nunca os nossos palpites, e não vão acompanhadas de montantes nem de datas.

Perguntas

Porque é que os meus pagamentos aparecem positivos e as minhas compras negativas?

Porque o ficheiro está escrito do seu ponto de vista e não do emissor do cartão. Uma compra tira-lhe dinheiro, logo é negativa; um pagamento ou um estorno devolve-lhe dinheiro, logo é positivo. Os extratos de cartão imprimem o contrário, porque descrevem o que deve ao emissor. Se quiser a convenção do emissor, inverta o sinal da coluna dos montantes — uma fórmula, aplicada uma vez.

Não há coluna de saldo corrente. É um problema?

Não. A maioria dos extratos de cartão não imprime nenhuma, por isso reconciliamos contra a caixa de resumo: saldo anterior, mais compras, mais comissões e juros, menos pagamentos e créditos, deve dar o saldo novo. É a mesma garantia, obtida a partir de um conjunto de números diferente.

Como sabem que um movimento é um estorno e não uma compra?

Pela disposição do extrato, não pelas palavras. Os extratos de cartão marcam os créditos com um CR no fim, um sinal de menos, uma coluna separada ou uma secção distinta — e qual deles varia consoante o emissor. Ler a disposição é fiável; adivinhar a partir de um descritivo não é, e é por isso que um estorno de uma loja cujo nome acaba em «Crédito» não o confunde.

Lida com operações em moeda estrangeira?

O que passa é o montante debitado no cartão, que é o número que interessa para reconciliar. Onde o extrato também imprime a moeda e o montante originais, esses ficam no descritivo em vez de se tornarem coluna própria, de modo que a coluna dos montantes se mantém numa só moeda e continua a somar.

E adiantamentos a dinheiro, juros e comissões?

Passam como movimentos tal como os outros, com as linhas de comissão e juros categorizadas como tal. Têm de passar: deixá-las de fora faz falhar a verificação do resumo, que é exatamente para o que essa verificação serve.

Outros formatos

• Extrato bancário em PDF para ExcelCélulas numéricas e de data verdadeiras, não texto que parece número.
• Extrato bancário para CSVUTF-8, corretamente delimitado, abre da mesma forma em todo o lado.
• Extrato bancário para QuickBooksUm ficheiro QBO para quando as ligações bancárias não chegam aos dados.

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