Een bankafschrift omzetten naar QuickBooks

Sleep hieronder een pdf-afschrift en download een QBO-bestand — het formaat dat QuickBooks rechtstreeks importeert, met een rekening, een valuta en een stabiele id op elke transactie zodat niets dubbel binnenkomt.

Dit is de weg voor de transacties die een bankfeed niet kan bereiken: een gesloten rekening, een periode verder terug dan de feed gaat, een bank waarmee QuickBooks geen verbinding maakt, of een gat dat een afgebroken koppeling heeft achtergelaten.

Importeren in QuickBooks Online

1. Zet het afschrift hierboven om en exporteer als QuickBooks (QBO).
2. Ga in QuickBooks naar Transacties → Banktransacties.
3. Kies Uploaden vanuit bestand, of Rekening koppelen → Uploaden vanuit bestand als u nog niets hebt gekoppeld.
4. Selecteer het .qbo-bestand en kies de rekening waar het bij hoort.
5. Loop de transacties na op het tabblad Te beoordelen voordat u ze accepteert. QuickBooks markeert alles waarvan het denkt dat het dat al heeft.

Waarom dubbele boekingen ontstaan, en wat wij eraan doen

Elke transactie in een QBO-bestand draagt een id waarmee QuickBooks bepaalt of het die transactie al eerder heeft gezien. Doe je dat verkeerd, dan krijg je een van twee slechte uitkomsten: het opnieuw importeren van een gecorrigeerd bestand voegt van alles een tweede kopie toe, of twee werkelijk verschillende transacties op dezelfde dag voor hetzelfde bedrag vallen samen tot één.

De meeste omzetters nummeren de rijen. Dat is stabiel tot u iets bewerkt — verwijder een rij die eigenlijk geen transactie was, of zet twee posten om die het afschrift buiten volgorde had gedrukt, en elke id onder de wijziging schuift één op. De volgende import ziet er voor QuickBooks dan volledig nieuw uit.

De onze wordt afgeleid uit de transactie zelf, dus hij beweegt niet mee als de tabel beweegt. Bewerk gerust vóór het exporteren; de identiteit van elke transactie reist met de transactie mee.

Controleer de saldi voordat u importeert

Een ontbrekende transactie in een boekhoudsysteem kost meer dan een ontbrekende rij in een spreadsheet, omdat hij doorwerkt in elke afstemming daarna. Voordat de export vrijkomt, telt StatementSnap zijn transacties op bij het beginsaldo en vergelijkt het totaal met het eindsaldo op uw afschrift.

Een groene badge betekent dat de set tot op de cent volledig is. Op deze pagina in het bijzonder is het wachten waard — u staat op het punt deze getallen in uw boeken te zetten.

Meer over werken zonder feeds: banktransacties in QuickBooks importeren zonder bankfeeds.

Vragen

Maakt importeren dubbele boekingen van transacties die ik al heb?

QuickBooks bepaalt dat met de transactie-id in het bestand, en dubbele boekingen ontstaan wanneer een omzetter bij elke export een nieuwe id genereert. De onze doet dat niet: de id wordt afgeleid uit de datum, het bedrag en de omschrijving van de transactie zelf, dus hetzelfde afschrift opnieuw exporteren levert dezelfde id’s op. Hij overleeft ook dat u eerst rijen verwijdert of omzet, en juist daar lopen id-schema’s op rijpositie stuk.

Moet ik QBO of CSV gebruiken?

QBO als QuickBooks het aanneemt. Het draagt het rekeningnummer, de valuta en een transactie-id per rij, zodat QuickBooks kan matchen met wat het al heeft. Een CSV draagt niets daarvan en vraagt u bij elke import de kolommen met de hand te koppelen.

Waarom kan ik niet gewoon de bankfeed gebruiken?

Vaak kan dat, en dan is het minder werk dan dit. De feed helpt u niet bij een gesloten rekening, bij een periode verder terug dan hij aanbiedt (meestal zo’n 90 dagen), bij een bank waarmee QuickBooks geen verbinding maakt, of wanneer een koppeling wegvalt en een gat achterlaat dat nooit wordt aangevuld. Die vier gevallen zijn de reden dat deze pagina bestaat.

Werkt dit met QuickBooks Desktop én Online?

Het bestand is op OFX gebaseerd, dat beide accepteren — QuickBooks Online neemt het via Transacties → Uploaden vanuit bestand, Desktop via Bestand → Hulpprogramma’s → Importeren → Web Connect-bestanden. Desktop is kieskeuriger over de extensie, dus laat die op .qbo staan.

En Xero, Wave of FreeAgent?

Die lezen ook OFX, en hetzelfde bestand werkt. Exporteer OFX in plaats van QBO waar die keuze wordt geboden — QBO is Intuits variant van hetzelfde formaat en sommige programma’s weigeren de extensie terwijl ze de inhoud prima kunnen lezen.

Andere formaten

• PDF-bankafschrift naar ExcelEchte getal- en datumcellen, geen tekst die op getallen lijkt.
• Bankafschrift naar CSVUTF-8, correct aangehaald, overal op dezelfde manier te openen.
• Creditcardafschrift naar ExcelGaat goed om met de tekenconventie waar de meeste converters op stuklopen.

Zoekt u specifiek uw bank? 366 instellingen hebben eigen downloadinstructies — bekijk de lijst.