Een creditcardafschrift omzetten naar Excel

Sleep hieronder een pdf-creditcardafschrift en krijg een spreadsheet met aankopen, betalingen, terugboekingen, kosten en rente als aparte rijen — met de tekens de goede kant op en de totalen gecontroleerd tegen de eigen samenvatting van het afschrift.

Een creditcardafschrift is geen rekeningafschrift met een ander logo. Het is anders opgemaakt, geeft bedragen anders een teken en draagt meestal helemaal geen doorlopend saldo — en daarom hebben omzetters die voor bankafschriften zijn gebouwd het bij creditcards op subtiele en dure manieren mis.

Het tekenprobleem, en waarom het uitmaakt

Op een betaalrekening is geld dat weggaat ondubbelzinnig. Op een creditcard is het werkelijk dubbelzinnig, omdat het afschrift geschreven is vanaf de kant van de uitgever: een aankoop verhoogt wat u schuldig bent, dus die wordt als positief getal gedrukt, en uw betaling verlaagt het, dus dat is de post met CR erbij.

Importeer dat zonder nadenken en elke uitgave in uw boeken wordt een inkomst. Het is het soort fout dat op rekeningniveau op nul uitkomt en op elke categorie daaronder volstrekt verkeerd is — hij overleeft dus een snelle controle en komt bij de jaarafsluiting boven.

Wij leiden de richting af uit hoe het afschrift het bedrag markeert — de kolom waarin het staat, een CR erachter, een haakje, een min — en nooit uit wat de omschrijving zegt. Daarna schrijven we het vanuit uw gezichtspunt: geld eruit negatief, geld erin positief, consequent, op elke rij.

Afstemmen zonder doorlopend saldo

Bij een bankafschrift kunt u elke rij naast het saldo ernaast leggen. Bij een creditcardafschrift meestal niet, dus gebruikt de controle het samenvattingskader op de voorpagina:

previous balance      1,204.18
+ purchases             842.60
+ fees and interest      31.45
− payments and credits  900.00
─────────────────────────────
= new balance         1,178.23   ✓ matches the statement

Elke transactie moet aan de goede kant landen om dat te laten kloppen, wat het een sterkere toets maakt dan hij lijkt: één terugboeking die als aankoop is geboekt, zet het totaal het dubbele van zijn waarde mis, en de badge blijft rood tot het is hersteld.

Wat u vóór het exporteren kunt corrigeren

Creditcardomschrijvingen zijn de slechtste van welk afschrift dan ook — afgekapte handelsnamen, de naam van een betaaldienstverlener in plaats van de winkel, een filiaalnummer waar de plaats hoort te staan. Elk veld in de tabel is bewerkbaar, en alles waar de uitlezing niet zeker van was, wordt gemarkeerd voor controle in plaats van stilzwijgend aangenomen.

Zet u onthouden categorieën aan in uw account, dan wordt een correctie die u bij een handelaar maakt volgende maand ook op die handelaar toegepast. Alleen uw eigen correcties worden bewaard, nooit onze gissingen, en er gaan geen bedragen of datums mee.

Vragen

Waarom staan mijn betalingen positief en mijn aankopen negatief?

Omdat het bestand is geschreven vanuit uw gezichtspunt en niet dat van de kaartuitgever. Een aankoop neemt geld van u af, dus is negatief; een betaling of terugboeking geeft geld terug, dus is positief. Creditcardafschriften drukken het omgekeerde, omdat ze beschrijven wat u de uitgever schuldig bent. Wilt u de conventie van de uitgever, keer dan het teken van de bedragkolom om — één formule, één keer toegepast.

Er is geen kolom met doorlopend saldo. Is dat een probleem?

Nee. De meeste creditcardafschriften drukken die niet, dus stemmen wij af tegen het samenvattingskader: vorig saldo, plus aankopen, plus kosten en rente, min betalingen en creditposten, moet het nieuwe saldo geven. Dat is dezelfde garantie, afgeleid uit een andere verzameling getallen.

Hoe weten jullie dat een transactie een terugboeking is en geen aankoop?

Uit de opmaak van het afschrift, niet uit de woorden. Creditcardafschriften markeren creditposten met een CR erachter, een minteken, een aparte kolom of een eigen sectie — en welke van die vier verschilt per uitgever. De opmaak lezen is betrouwbaar; raden uit een omschrijving niet, en daarom brengt een terugboeking van een winkel wiens naam op «Krediet» eindigt het niet in de war.

Kan het overweg met transacties in vreemde valuta?

Wat doorkomt is het bedrag dat de kaart is belast, en dat is het cijfer dat telt voor het afstemmen. Waar het afschrift ook de oorspronkelijke valuta en het oorspronkelijke bedrag drukt, blijven die in de omschrijving staan in plaats van een eigen kolom te worden, zodat de bedragkolom in één valuta blijft en blijft optellen.

En geldopnames, rente en kosten?

Die komen als transacties door net als alle andere, waarbij de regels voor kosten en rente als zodanig zijn ingedeeld. Dat moet ook: laat je ze weg, dan mislukt de samenvattingscontrole — precies waar die controle voor is.

Andere formaten

• PDF-bankafschrift naar ExcelEchte getal- en datumcellen, geen tekst die op getallen lijkt.
• Bankafschrift naar CSVUTF-8, correct aangehaald, overal op dezelfde manier te openen.
• Bankafschrift naar QuickBooksEen QBO-bestand voor wanneer bankkoppelingen niet bij de gegevens komen.

Zoekt u specifiek uw bank? 366 instellingen hebben eigen downloadinstructies — bekijk de lijst.